A apostila de Haia na legalização de Documentos Estrangeiros

    A Apostila de Haia é um mecanismo simplificado de legalização de documentos estrangeiros. Tendo como nome oficial “Convenção sobre a Eliminação da Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros”, este tratado de âmbito internacional foi elaborado durante a Conferência Diplomática de Haia, realizada em 1960, e por isso contém esse nome. 

    Após negociações entre os países participantes, a Convenção de Haia sobre a Apostila pôde finalmente ser adotada em 5 de outubro de 1961. Desde então, a apostila de Haia tem sido amplamente ratificada e adotada por muitos dos países ao redor do mundo, facilitando significativamente o reconhecimento e a validez de documentos públicos em nível internacional.

Criação da Apostila de Haia 

   A criação da Apostila de Haia ocorreu em um contexto histórico de crescente globalização e interconexão entre os países. Ela remonta ao período pós-Segunda Guerra Mundial, uma época marcada pela grande necessidade de facilitar as relações internacionais. 

    Antes da adoção da Apostila de Haia, o processo de legalização de documentos estrangeiros era visto como complexo e burocrático. Os documentos emitidos em um país e destinados a outro frequentemente exigiam uma série de procedimentos de autenticação e legalização, incluindo a validação por parte das autoridades diplomáticas ou consulares do país de destino.

    Esses procedimentos eram demorados, caros e muitas vezes ineficientes, dificultando o reconhecimento internacional dos documentos e prejudicando o desenvolvimento de atividades transnacionais, como comércio, investimentos, migração e/ou cooperação acadêmica.

    A necessidade de simplificar e agilizar o processo de legalização de documentos tornou-se ainda mais evidente com o aumento do comércio internacional, a expansão do turismo e a crescente mobilidade de pessoas em todo o mundo. 

    Durante a Conferência de Haia sobre Direito Internacional Privado em 1961, os representantes de diversos países concordaram em adotar uma abordagem mais simplificada para a autenticação de documentos. O objetivo dessa decisão era facilitar o reconhecimento de documentos públicos entre os países signatários, eliminando a necessidade de legalizações complexas.

    A Convenção de Apostila de Haia estabeleceu um sistema padronizado no qual um documento público emitido em um país signatário poderia ser autenticado com uma Apostila, que certifica a autenticidade da assinatura, a qualidade em que a pessoa que assinou o documento agiu e, quando relevante, a identidade do selo ou carimbo que o documento apresenta. Isso simplificou significativamente os procedimentos de legalização de documentos, tornando-os mais rápidos, acessíveis e eficientes.

    Assim, a Apostila de Haia foi criada como uma resposta a certas necessidades, visando promover a facilitação do reconhecimento internacional de documentos públicos, e eliminando a exigência de legalização diplomática ou consular, que era muitas vezes demorada e dispendiosa. Ela, ainda, trouxe maior eficiência e segurança jurídica ao reconhecimento de documentos internacionais e promoveu a cooperação, facilitando a comunicação entre os países em um mundo cada vez mais interligado.

Etapas

    As etapas para a legalização de documentos estrangeiros no Brasil utilizando a Apostila de Haia são relativamente simples e envolvem os seguintes passos:

Verificação da elegibilidade do documento original

    Nem todos os documentos estrangeiros podem ser apostilados. É importante verificar se o país emissor do documento é signatário da Convenção de Haia sobre a Apostila e se o tipo de documento em questão é elegível para apostilamento. 

    Também é importante garantir a posse do documento original que deseja apostilar, pois cópias ou documentos digitalizados geralmente não são aceitos para apostilamento.

Apresentação do documento

    Levando o documento original e, se aplicável, a tradução juramentada ao tabelionato de protesto autorizado, será possível verificar a elegibilidade do documento para apostilamento e iniciar o processo. 

Emissão da apostila

    No Brasil, as apostilas são emitidas por cartórios autorizados conhecidos como “Tabelionatos de Protesto”. Portanto, para iniciar o processo de apostilamento é necessário a procura de um desses cartórios.

    O tabelionato de protesto emitirá a apostila, que é um certificado padronizado que será anexado ao documento original. Esse certificado atesta a autenticidade da assinatura, a qualidade do signatário e, quando aplicável, a autenticidade do selo ou carimbo do órgão emissor do documento. Porém, se o documento estiver em um idioma diferente do oficial do Brasil (português), pode ser necessário obter uma tradução juramentada do documento para este. 

Tradução juramentada

  Os tabelionatos e cartórios, incluindo os de protesto, não oferecem serviços de tradução de documentos. Comumente utilizada para documentos como certidões de nascimento, casamento, diplomas, históricos escolares, documentos judiciais, contratos, procurações, entre outros, se um documento que precisa ser apostilado não estiver na língua oficial do Brasil (portuguès), é necessário que ele seja devidamente traduzido.

    Esse processo precisa ser feito por um tradutor juramentado, que é um tradutor público concursado e habilitado por uma Junta Comercial no Brasil. São eles a autoridade legal para realizar traduções que são aceitas oficialmente em âmbito nacional e internacional. Além disso, a tradução juramentada inclui o carimbo e a assinatura do tradutor juramentado, garantindo a sua validade; e suas taxas de custo podem variar de acordo com o idioma e a complexidade do documento.

Anexação da apostila

    Após a emissão, a apostila é anexada ao documento original pelo próprio tabelionato de protesto. Isso é feito de forma que não possa ser removida sem deixar vestígios, garantindo a integridade do documento. 

    Essas etapas são gerais e podem variar. Por isso, é aconselhável verificar os procedimentos específicos com as autoridades competentes do país onde o documento foi emitido e onde será utilizado. 

    Uma vez concluídas essas etapas, o documento apostilado estará pronto para uso internacional em qualquer país signatário da Convenção de Haia, sem a necessidade de procedimentos adicionais de legalização.

Caso real da apostila de Haia como instrumento de legalização

    Um exemplo real de como a Apostila de Haia facilita a legalização de documentos é o caso de uma pessoa que se muda para o exterior para trabalhar ou estudar, supondo que essa pessoa precisa apresentar seu diploma universitário brasileiro para conseguir um emprego ou se inscrever em uma universidade estrangeira.

    Antes da existência da Apostila de Haia, esse processo envolveria uma série de etapas burocráticas. A pessoa teria primeiro que legalizar seu diploma no Brasil, possivelmente passando pelo Ministério da Educação e pelo Ministério das Relações Exteriores, e então submeter o documento aos consulados ou embaixadas do país de destino para mais legalizações.

    Com a Apostila de Haia, no entanto, o processo é muito mais simples. A pessoa pode simplesmente obter uma apostila em um cartório autorizado no Brasil, que certifica a autenticidade do diploma. Essa apostila é reconhecida automaticamente pelos países signatários da Convenção de Haia, tornando o diploma válido para uso no exterior sem a necessidade de procedimentos adicionais de legalização.

    Isso economiza tempo e dinheiro para a pessoa, eliminando a necessidade de lidar com várias autoridades e simplificando significativamente o processo de validação de documentos em um nível internacional.

Casos que não requerem a apostila de Haia 

    Existem casos em que a Apostila de Haia não se aplica. Algumas situações em que a apostila pode não ser aceita incluem:

Documentos emitidos por países não signatários: se o país emissor do documento não é signatário da Convenção de Haia sobre a Apostila, a apostila não será reconhecida como válida nesse país. Nesses casos, pode ser necessário seguir os procedimentos tradicionais de legalização consular ou diplomática.

Documentos que não são considerados públicos: A apostila se aplica principalmente a documentos públicos, como certidões de nascimento, diplomas acadêmicos, certificados de casamento, entre outros. Documentos privados ou comerciais podem não ser elegíveis para apostilamento, exceto caso tenham sido devidamente autenticados por um notário.

Documentos com conteúdo específico ou restrições legais: em alguns casos, documentos com conteúdo técnico, sensível ou restrito podem não ser elegíveis para apostilamento. Isso pode incluir documentos relacionados a processos judiciais, registros criminais, documentos diplomáticos, entre outros.

Documentos emitidos por organizações internacionais: A Convenção de Haia não se aplica a documentos emitidos por organizações internacionais, como a União Europeia, a ONU; no sentido de que, como organização, ela não é uma parte da Convenção e portanto não emite ou recebe apostilas nos seus processos internos; entre outras organizações. Resumindo, a Apostila de Haia facilita o uso internacional de documentos entre os países membros da Convenção, independentemente de estarem sendo usados em contextos relacionados a elas ou não. A relevância da apostila está na relação entre os países que emitem e recebem o documento, e não na relação com a organização internacional em si.

Documentos que envolvem atos notariais: Alguns documentos que envolvem atos notariais, como testamentos, procurações ou contratos notariais, podem estar sujeitos a requisitos específicos de legalização que não são abrangidos pela Apostila de Haia. Nesses casos, podem ser necessários procedimentos adicionais de legalização.

    Por isso, é essencial verificar se a apostila é adequada para o documento e o país de destino antes de iniciar o processo de apostilamento. Em casos de dúvida, é recomendável buscar orientação jurídica especializada ou entrar em contato com as autoridades consulares do país em questão para obter informações específicas sobre os requisitos de legalização de documentos.

A convenção de Haia e suas transformações

     A Convenção de Haia sobre a Apostila está em constante transformação, adaptando-se às mudanças tecnológicas e às necessidades globais emergentes, reforçando seu papel como uma ferramenta vital para a autenticação de documentos no cenário internacional.

    Algumas atualizações relevantes relacionadas à Apostila de Haia incluem a sua expansão contínua. Mais países em desenvolvimento têm mostrado interesse em aderir à Convenção, buscando facilitar o intercâmbio de documentos para educação, negócios e outros fins. Esta expansão reflete a necessidade crescente de facilitar a legalização de documentos em um mundo globalizado.

    Alguns países também têm explorado procedimentos de apostilamento à distância ou por correio, ou implementado sistemas eletrônicos para a emissão de apostilas (e-Apostilas),  acelerando essa transição para o digital em várias jurisdições e tornando o processo mais rápido e acessível. Isso serviu, por exemplo, em resposta à pandemia do COVID-19. Esse evento trouxe desafios únicos para o processo de apostilamento, como a necessidade de limitar o contato físico. 

Além disso, há um aumento na demanda por apostilamento em campos variados, incluindo educação (especialmente com o crescimento da educação à distância), negócios internacionais, imigração, e até em transações online como a autenticação de documentos para processos legais digitais. 

Embora amplamente aceita, a apostila ainda enfrenta desafios de reconhecimento em alguns casos específicos, o que pode exigir esforços diplomáticos e jurídicos adicionais. Com a constante evolução e expansão do uso da Apostila, surgem desafios legais e normativos, especialmente relacionados à padronização dos processos entre os países membros e à autenticidade dos documentos em formato digital. Algumas discussões e iniciativas, inclusive, têm explorado a integração da tecnologia blockchain no processo de apostilamento, visando aumentar a segurança e a rastreabilidade dos documentos apostilados.

 Por isso, a eficácia da Apostila de Haia como ferramenta de cooperação internacional continua a ser um tema de discussão em fóruns internacionais, destacando sua importância no fortalecimento das relações globais.

Conclusão

    Em resumo, a Apostila de Haia é um valioso recurso que facilita a legalização de documentos de origem internacional. Ela, com mais de 100 países membros, desempenha um papel crucial no comércio internacional, na educação, em assuntos legais e em muitos outros domínios que requerem a troca de documentos autenticados entre fronteiras, servindo um exemplo de como a cooperação internacional pode ser efetivamente implementada para atender às necessidades de um mundo interconectado. Entre em contato com nosso escritório de advocacia Galvão & Silva para que possamos auxiliá-los.