A folha de pagamento é um documento que registra os valores de salários, benefícios, descontos e encargos sociais dos funcionários de uma empresa. Ela é essencial para garantir o cumprimento das obrigações trabalhistas e fiscais.
A contratação de mão de obra é altamente onerosa no Brasil, e a maior preocupação dos empresários é saber quais os encargos incidem sobre a folha de pagamento.
O alto custo de contratação dificulta o acesso ao mercado de trabalho e a geração de empregos, por esse motivo, é importante conhecer com detalhes quais são esses encargos e porque eles são cobrados.
Neste artigo abordaremos quais são esses encargos, bem como responder dúvidas frequentes relacionadas ao tema. Acompanhe!
Quais os encargos que incidem sobre a folha de pagamento?
Aqui listamos os encargos que devem ser custeados pelo empregador em relação ao valor total da folha de pagamento:
INSS (Instituto Nacional do Seguro Social):
● Contribuição previdenciária, calculada sobre o total da folha de pagamento.
FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço):
● Equivale a 8% do salário do empregado e é destinado ao Fundo de Garantia.
Seguro Acidente de Trabalho (SAT) e Riscos Ambientais do Trabalho (RAT):
● Contribuições destinadas a custear benefícios relacionados a acidentes de trabalho e doenças ocupacionais.
PIS (Programa de Integração Social) e COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social):
● Incidem sobre a folha de pagamento das empresas em geral.
Salário Educação:
● Equivale a 2,5% sobre a folha de pagamento e é destinado ao financiamento de programas educacionais.
IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte):
● Desconto obrigatório, retido na fonte, sobre o total dos rendimentos pagos aos empregados.
Contribuição Sindical:
● Valor destinado ao sindicato representativo da categoria profissional.
Sistema “S” (SENAC, SENAI, SESI, SENAR, SEST, SENAT, SESCOOP, SENAR):
● Contribuições destinadas ao financiamento de entidades voltadas para o desenvolvimento profissional, social e econômico.
Incra (Instituto Nacional de Colonização e Reforma Agrária):
● Contribuição destinada a financiar programas de reforma agrária.
Quem paga o RAT na folha de pagamento?
O RAT (Riscos Ambientais do Trabalho) é uma contribuição previdenciária patronal que financia os benefícios concedidos em razão dos riscos ambientais do trabalho. Quem paga o RAT na folha de pagamento é a própria empresa (empregador), e essa contribuição está relacionada aos custos de acidentes de trabalho e doenças ocupacionais.
Assim, o RAT faz parte das contribuições previdenciárias sobre a folha de pagamento e é calculado com base na atividade econômica da empresa e na sua respectiva alíquota de grau de risco. Essa alíquota varia de acordo com a classificação da empresa em relação aos riscos ambientais do trabalho, sendo determinada pelo grau de incidência de acidentes e doenças ocupacionais na tabela 1 constante na Norma Regulamentadora 4 onde é possível verificar o grau de risco de acordo com a Classificação Nacional de Atividade Econômica (CNAE) da empresa.
Quais os encargos que incidem sobre a folha de pagamento mensal?
Também são chamados de encargos, os direitos trabalhistas os quais o trabalhador recebe mensalmente em seu holerite, ainda que de forma proporcional, tais como:
● Férias;
● 13º salário;
● FGTS;
● Licenças;
● Adicionais de horas extras, noturno, insalubridade e periculosidade, dentre outros;
● Descanso Semanal Remunerado (DSR);
● Vale-alimentação;
● Vale-refeição;
● Cesta básica;
● Vale-transporte;
● Participação nos Lucros ou Resultados (PLR);
● Prêmios;
● Gratificações;
No entanto, o pacote de benefícios varia conforme os direitos assegurados para cada categoria profissional por meio dos acordos ou convenções coletivas de trabalho, dispositivos contratuais ou outros meios como a liberalidade do empregador.
Como calcular os encargos sobre a folha de pagamento?
O cálculo dos encargos sobre a folha de pagamento envolve a aplicação de diferentes alíquotas sobre os salários dos funcionários, considerando as contribuições previdenciárias, impostos e demais obrigações.
Como exemplo, vamos detalhar o cálculo dos encargos sobre uma folha de pagamento de R$ 10.000,00, considerando os principais encargos no contexto brasileiro:
- INSS (Instituto Nacional do Seguro Social):
○ O INSS do empregado varia de 7,5% a 14% do salário, dependendo da faixa salarial. Vamos usar uma alíquota de 11% como exemplo.
○ INSS do empregado: R$ 10.000,00 * 11% = R$ 1.100,00
○ A contribuição patronal (paga pela empresa) é de 20% sobre o salário: R$ 10.000,00 * 20% = R$ 2.000,00
○ Total do INSS: R$ 1.100,00 (do empregado) + R$ 2.000,00 (da empresa) = R$ 3.100,00
- FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço):
○ FGTS é 8% do salário: R$ 10.000,00 * 8% = R$ 800,00
- IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte):
○ O IRRF é calculado utilizando a tabela progressiva do Imposto de Renda. Vamos usar uma alíquota de 7,5% para este exemplo.
○ IRRF: R$ 10.000,00 * 7,5% = R$ 750,00
- Outros Encargos:
○ Considere outros encargos como Contribuições Sindicais, RAT, Terceiros, entre outros. Vamos assumir, por exemplo, um valor de R$ 200,00 para esses encargos.
- Total dos Encargos:
○ Some todos os encargos calculados: R$ 3.100,00 (INSS) + R$ 800,00 (FGTS) + R$ 750,00 (IRRF) + R$ 200,00 (outros) = R$ 4.850,00
Portanto, para uma folha de pagamento de R$10.000,00, os encargos sociais totalizariam aproximadamente R$ 4.850,00. Esses valores são ilustrativos e podem variar com base em diferentes fatores, incluindo a faixa salarial, benefícios oferecidos, entre outros.
Como são recolhidos os encargos patronais?
Os encargos patronais são contribuições e obrigações que uma empresa deve pagar sobre a folha de pagamento de seus funcionários. Esses encargos são INSS patronal, FGTS, contribuições para programas sociais, entre outros. O recolhimento dos encargos patronais geralmente é feito da seguinte forma:
● Cálculo dos Encargos: a empresa calcula os encargos patronais de acordo com as alíquotas e regras estabelecidas pela legislação vigente;
● Emissão da Guia de Recolhimento: com base nos cálculos, a empresa emite a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP), que contém os valores a serem recolhidos;
● Acesso aos Portais dos Órgãos Competentes: a empresa acessa os portais específicos dos órgãos competentes, como a Caixa Econômica Federal (para o FGTS) e a Receita Federal (para a Previdência Social), para efetuar o recolhimento;
● Preenchimento da Guia de Recolhimento: a empresa preenche a GFIP com as informações necessárias e indica os valores a serem recolhidos;
● Pagamento: a empresa realiza o pagamento dos encargos patronais por meio da Guia de Recolhimento, que pode ser feito através de transferência bancária, débito automático, ou outros métodos disponíveis;
● Manutenção de Registros: é importante que a empresa mantenha registros precisos de todos os recolhimentos efetuados, para fins de auditoria e conformidade;
● Cumprimento de Prazos: o recolhimento dos encargos patronais deve ser feito nos prazos estipulados pela legislação, evitando assim possíveis penalidades e multas.
Por fim, é fundamental que as empresas estejam atualizadas com a legislação vigente, pois as regras e alíquotas sofrem alterações ao longo do tempo. Além disso, é recomendável contar com a assessoria de profissionais especializados para garantir o correto cumprimento das obrigações fiscais e previdenciárias.
Como a folha de pagamento impacta o custo total da sua empresa
A folha de pagamento é um dos maiores custos de uma empresa, impactando diretamente suas finanças. Além dos salários, existem encargos sociais, impostos e benefícios que precisam ser pagos, o que exige uma boa gestão de caixa. Além disso, manter uma folha de pagamento bem administrada ajuda a evitar problemas legais e a atrair bons talentos, sendo fundamental para o sucesso e competitividade da empresa.
Entenda os componentes obrigatórios da folha de pagamento
A folha de pagamento tem alguns itens que são obrigatórios. A princípio, se tem o salário, que é o valor fixo que o empregado recebe. Se a pessoa faz horas extras, ganha um pouco mais por isso. Também tem os adicionais, como insalubridade ou adicional noturno, que entram quando o trabalho tem alguma condição especial. Outra coisa que não pode faltar são os descontos, como o INSS e o imposto de renda.
Quais são as responsabilidades do empregador em relação à folha de pagamento?
O empregador precisa garantir que os salários sejam calculados e pagos corretamente, fazer os descontos legais como INSS e FGTS, e depositar o FGTS todo mês. Também é responsável por entregar o holerite aos funcionários, pagar tudo em dia e cumprir as regras trabalhistas, como férias e 13º. Além disso, deve manter todos os registros organizados para estar em dia com a lei.
Como regularizar pendências na folha de pagamento?
Para resolver pendências na folha de pagamento, comece revisando todos os registros e corrigindo erros que encontrar. Ajuste cálculos incorretos de salários e benefícios, e pague qualquer valor devido aos funcionários. Atualize os holerites com as informações corretas e regularize os impostos e contribuições pendentes com a Receita Federal e o INSS.
Como a folha de pagamento é auditada?
A auditoria da folha de pagamento é o processo em que se confere se tudo está correto nos registros de salários e benefícios. O auditor vai verificar se os cálculos dos salários, horas extras e adicionais estão certos, e se todos os impostos e contribuições foram pagos corretamente.
Quais são as penalidades por erros na folha de pagamento?
Se houver erros na folha de pagamento, a empresa pode enfrentar várias penalidades. Se não pagar corretamente os salários ou benefícios, pode ter que arcar com valores atrasados e ainda enfrentar multas e indenizações.
Como a folha de pagamento é relacionada ao eSocial?
A folha de pagamento está conectada ao eSocial porque é através desse sistema que você envia informações sobre salários, horas extras, descontos e benefícios dos funcionários. Manter esses dados corretos no eSocial ajuda a evitar multas e problemas com o governo.
Como fazer o cálculo da folha de pagamento?
Para calcular a folha de pagamento, deve-se somar todos os ganhos do funcionário e depois subtrair os impostos e outros descontos legais. A fórmula fica assim: Salário líquido = Salário bruto – descontos obrigatórios + benefícios + horas extras + férias + 13º salário.
Conclusão
O escritório Galvão & Silva conta com uma equipe de advogados comprometidos com a qualidade e conhecimento profundo das leis vigentes e emerge como uma escolha sólida para nossos clientes. Diante de desafios legais, ter um aliado que preza pela integridade e domínio do direito é imprescindível.
Se você busca uma orientação jurídica comprometida, ética e eficaz, convidamos você a entrar em contato conosco. Estamos dispostos a lhe auxiliar em sua demanda.
Galvão & Silva Advocacia
Artigo escrito por advogados especialistas do escritório Galvão & Silva Advocacia. Inscrita no CNPJ 22.889.244/0001-00 e Registro OAB/DF 2609/15. Conheça nossos autores.
