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A comunicação interna de um escritório de advocacia

Comunicação em um escritório de advocacia.Em qualquer setor, uma boa comunicação é fundamental para o trabalho fluir e para que a equipe esteja bem integrada. É importante que todas as áreas dialoguem minimamente entre si para garantir que todo o escritório tenha harmonia e sintonia.

Na correria do dia-a-dia nem sempre isso é tarefa fácil. Muitas vezes, por exemplo, o funcionário não tem tempo de acompanhar o que está acontecendo em outras áreas, por isso, é importante que existam tarefas organizadas por uma equipe de comunicação para garantir a integração do escritório.

1. Elaboração de um jornal

Criar um jornal é um dos pontos chave para uma boa comunicação interna. Além da possibilidade de entrevistar funcionários e clientes, o que ajuda a criar um entrosamento entre toda a equipe e também entre as pessoas externas ao escritório, o jornal permite divulgar tarefas importantes que estão ocorrendo internamente. O jornal também possibilita divulgar eventos, aniversários, cursos e até mesmo  programas externos ao trabalho, mas que possam ser interessantes para os funcionários. Quanto mais dinâmico o jornal, melhor seu funcionamento, ou seja, é importante registrar todos os momentos relevantes, fotografar e colocar posteriormente no jorna. É possível também criar matérias que não necessariamente estejam envolvidas diretamente com o trabalho, como por exemplo, uma matéria sobre bichos de estimação onde cada funcionário pode trazer fotos e compartilhar com todos. É uma boa forma de descontrair, além de ficar por dentro de outras informações importantes.

2. Aproveitar os aniversários para confraterniza em equipe

Aniversários são boas oportunidades para organizar confraternizações. Mas vale lembrar que nem todo mundo gosta de comemorar, então é importante que o evento seja pensado de forma que atraia os funcionários, mas que estes não se sintam obrigados a ir. Uma pequena comemoração no escritório ou um happy-hour no final do mês, a forma depende de cada equipe. O importante é não deixar passar. É interessante também criar um banner com as datas dos aniversariantes do mês, para que todos tenham acesso. Um aniversário que deve ser comemorado é o do próprio escritório. “O escritório pode, por exemplo, em todo final de ano fazer um evento grande para comemorar mais um ano de avanço. Tem escritório que às vezes se esquece de comemorar”, lembra Alexandre Motta, consultor na Inrise Consultoria em Marketing Jurídico.

3. Criar eventos extras para integrar a equipe

Uma outra ideia é organizar eventos voltados para os colaboradores. Além de oferecer oportunidades de aprendizado para a equipe, é uma boa forma de garantir a sociabilidade. Algumas possibilidades são os cursos ou treinamentos voltados para gestão ou até mesmo para o aperfeiçoamento profissional e pessoal. “Você pode pegar pessoas experientes do escritório que possam treinar os mais jovens ou você pode contratar isso por fora, de uma universidade, de algum instituto e aí o treinamento pode não ser só técnico, mas também comportamental”, explica Mário Leandro Campos Esequiel, especialista em administração de escritórios.

4. Criar um manual de procedimentos

Muitas regras parecem óbvias, mas nem sempre estão claras para todos. Assim, é importante deixar tudo escrito e bem definido. Uma possibilidade é criar um manual de procedimentos e entregá-lo a todos os colaboradores. Além de divulgar os valores, a missão e a visão da empresa, o manual deve explicar como funcionam todos os procedimentos, por exemplo, quando um novo cliente chega ao escritório, como ele deve ser formalizado, como o cadastro deve ser feito, quem são as pessoas que precisam ser avisadas. Também deve deixar claro como as pessoas devem solicitar serviços de correio, motoboy, compras de materiais. Uma outra ideia é tirar as dúvidas relacionados ao R.H. da empresa: quando o pagamento é feito, como funcionam as férias, como justificar faltas, etc.

5. Gestão compartilhada

Uma ideia para melhorar as relações internas é fazer com que a gestão de algumas áreas seja compartilhada. É possível criar comitês com membros de diversas áreas – financeira, marketing, comercial, entre outras – para dinamizar as ideias e pensar conjuntamente nas decisões que afetam toda a equipe. Garantir a participação de todos também ajuda a descentralizar tarefas e fazer com que todos os colaboradores se sintam responsáveis pelas melhorias no escritório.

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